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办公与办公自动化

发布时间:2018-01-24

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摘要:实现企业信息化是提高企业管理水平和经济效益的重要手段,办公自动化对实现公文快速运转、管理信息快速交流、改善办公环境、提高办事效率都有十分重要的意义。 毕业论文

关键词:办公;办公自动化
从2004年开始我公司领导就非常重视企业信息化建设工作,成立了由公司总工程师牵头的信息化建设小组,确立了实施信息化总体规划“分步实施,从上到下,由内及外,以点带面,整体推进”的工作思路,将其作为我公司中长远规划中的一项专项规划,并根据自身的人力、物力、财力,有计划、分步骤地实施。
一、信息化系统建设情况
公司自2005年初开始进行网络建设,本着立足于满足企业的需要,实现信息的交换与共享,然后逐步延伸。不仅保证内部信息的通畅,而且利用Internet与外界相联系,开展远程协同管理。按照“以点带面,整体推进”的原则,围绕企业施工生产为中心,有侧重点的建设,从而带动整体工作向前推进。2006年完成了办公自动化系统和视频会议系统的搭建工作,8月份公文网上流转开始正式实施;2007年完成档案系统选型招标工作;2008年开始档案系统的事实工作;2009年10月份档案系统正式投入使用并与办公自动化系统实现数据对接。标志着中国二十二冶集
团在无纸化办公、文档管理一体化方面迈出了关键的一步。目前已基本实现了网上无纸化办公和分(子)公司、职能部门网站建设,档案管理也实现了网上检索、网上查询、网上借阅等,公司信息化应用水平上了一个新的台阶。 思想汇报 /sixianghuibao/
目前,我公司从硬件系统建设方面,已建立完成千兆骨干网,整个网络是由一个覆盖了公司办公楼、工业园区及小工业园区的局域网络及十七台功能各异的服务器组成。互联网的接入是由网通(40M)、电信(10M)和联通(2M)三条线路(其中网通和电信线路主要解决公司北方和南方各地均有项目部的问题,联通线路为中冶集团专用网络)。
从软件系统建设方面,以协同办公OA系统为基础平台,逐步整合材料管理、设备管理、合同管理、项目管理、视频会议、企业邮箱等业务系统;另外,PKPM计算软件、建设标准查询系统、用友NC系统以及网络防病毒系统也得到了很好的应用。这些都为公司的信息化更好、更快捷的提升管理效率打下了扎实的基础。
公司的OA办公平台,在公司的日常管理中发挥了较好作用。OA平台廉价、高效且使用极其方便,借助一个简单的通用浏览器,公司员工只需在感兴趣的文字和图形上点击一下便可访问到各种
不同的信息和资源。它还可以根据公司的实际情况和办公自动化系统建设的特点,公司各分(子)公司都设立了独立的平台,每个平台之间通过互相关系建立链接,分布式并行处理关系,实现了办公自动化系统与公司、各分(子)公司应用系统已有的信息共享,形成一个集成的办公环境。 思想汇报 /sixianghuibao/
二、实行办公自动化的优势
以公司发文为例。
按照公司发文公文处理流转:拟稿、部门负责人审核(认证办审核、会签人签发)、公司主管领导签发、文件登记编号、文件文整、办公室主任审核、用印、分送、归档,在分送这一步骤,公司按照文件的发放范围,将文件点击到各单位确定的公文流转接收人的OA中,各单位公文流转接收人每日通过OA网及时获取相关文件。
公司电子公文网上流转的实行,不仅推动了办公的自动化、高效率,增强工作的透明度,而且改善了日常公文管理的效率,公司领导无论在哪里出差都可以及时进行公文的审批,大大提高了办公效率,节约了大量的人力、财力、物力,同时也规范了我们的管理行为。
我公司的电子档案管理工作在实现归档文件的前端控制同时,实现了与档案系统的接口,从而实现了业务系统中的文件自动归档的一体化管理。
公司建立了一个覆盖档案处及各分(子)公司、公司机关各
部门、各项部经理部间互联互通、能满足各个部门档案现代化管理、开放的、易于扩展的管理平台。
随着公司信息化建设的进一步发展,不断产生新的信息系统。例如,OA(办公自动化)等各种应用系统的产生,电子文件得以大量产生和应用。目前,我公司文书档案按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》要求,基本上处于传统手工管理方式和电子文件管理方式并存模式,就电子文件而言,电子文件为正本,纸质文件为副本。在电子公文归档中参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限,并将纸质公文与原电子公文的 思想汇报 /sixianghuibao/
存储载体一同归档。
科技档案的电子档案管理是根据《冶金档案分类编号规则》,并结合公司实际情况,按照档案编号结构形式分类。档案管理人员按照整理流程,填写相应的内容,将施工档案扫描到电子档案检索系统进行图像挂接,最后归档。
在档案的借阅中,系统设置的角色:集团公司领导有权浏览集团公司所有的档案文件内容;集团公司职能部门的负责人和兼职档案人员有权浏览集团公司文件的目录;集团公司分(子)公司的办公室主任、专职档案管理人员有权浏览集团公司文件目录。利用者如果查阅档案,可通过各单位档案人员进行网上申请、审批借阅。
公司的视频会议系统改善了原来外地人员定期回公司汇报、
开会的状况,外地人员只需登陆公司视频会议系统即可实现异地汇报及会议。经过两年的实际应用,已经彰显了视频会议系统的优势和便利,为公司节省了大量差旅费和时间,提升了办公效率。
公司的企业邮箱系统,为公司2000名管理人员每人建立了100M邮箱。企业邮箱不同于互联网上的免费邮箱,它通过一个垃圾邮件防火墙过滤掉垃圾邮件及大部分邮件病毒,为公司员工与外部业务开展提供了稳定、安全、高效的沟通方式。
三、存在的不足及今后的信息化重点建设目标 思想汇报 /sixianghuibao/
虽然我公司在信息化方面取得了一些成绩,但也存在着不足,如基础性工作准备不足。这主要表现在数据的规范化程度较低,大量数据没有收集和整理,各部门数据标准规范不统一,信息不能顺畅流通、交换。
为了进一步提升公司管理水平,今后公司信息化建设一方面以系统建设为主,构建公司的协同工作平台,通过企业信息系统的建设,构建企业网络,对内实行人力、资金、材料、设备、信息资源的统一规划、管理、配置和协调,使信息技术与管理业务流程相互整合,提高企业管理效率。另一方面优化管理模式,实现企业职能部门的集约运行。从而实现企业扁平化组织,优化劳动力资源配置,动态管理,实现资源共享。

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